Poduzetnici teško delegiraju svoj posao. Iako su konstantno u borbi sa vremenom i stresom, često niti ne pomišljaju potražiti suradnika. Neki od razloga su: Ja to mogu sam/a, Neću imati kontrolu nad svojim poslovanjem, Ne znam delegirati posao, Ne mogu si to priuštiti … Ovdje su 4 koraka kako delegirati posao virtualnom asistentu.
Pogledajte kako vam virtualni asistenti mogu olakšati poslovanje.
No kako delegirati? Kako ostvariti uspješnu suradnju sa svojim virtualnim asistentom?
Napravite popis svih poslova i zadataka koje obavljate
Nužno je napraviti popis svih poslova, pa i onih najjednostavnijih jer i oni mogu biti kradljivci vremena.
Zaokružite sve poslove koje morate obaviti baš vi. Takve zadatke nećete delegirati jer je njihova realizacija rezultat vaših odluka, pregovora, strategije.
Postoje zadaci koje nije nužno da obavite isključivo vi, ali vas oni vesele. Te zadatke također možete zadržati.
Sve ostale zadatke možete delegirati, npr. izrada izvještaja, evidencija, slanje ponuda, izrada računa, priprema za knjigovodstvo, održavanje društvenih mreža, održavanje weba,…
Davanje detaljnih uputa
Jako je bitno da jasno i nedvosmisleno date upute kako se pojedini zadatak ili posao obavlja, te koja su vaša očekivanja. Upravo mnoge suradnje propadaju zato što nisu date detaljne upute ili zato što se mislilo da se nešto podrazumijeva samo po sebi.
Važno je da imate napisane detaljne upute. Neovisno o tome da li ste mikro, mali ili veliki poduzetnik koji radi sam ili s više zaposlenih, bilo bi dobro da imate detaljno opisane poslovne procese.
Kada ostvarite suradnju s virtualnim asistentom, dogovorite da vam napiše detaljne upute.
Imajte povjerenja u svog asistenta
Kada odlučite delegirati posao, zamka u koju možete upasti je da smatrate da samo vi možete i znate obaviti posao. Naravno da posao treba kontrolirati, ali trebate imati povjerenja u asistenta i prepustiti delegirani posao. Nije važno da netko obavi posao na isti način kao i vi, ali je važno da je rezultat isti.
Povratna informacija
Vrlo je važno dati konstruktivnu povratnu informaciju osobi kojoj ste delegirali posao. To ne znači kritika, već ona informacija koja će pomoći vašem virtualnom asistentu da poboljša područja koja će dovesti do lakšeg ostvarenja poslovnih ciljeva. Važno je i da je ta komunikacija obostrana, otvorena i iskrena. Budite otvoreni i za prijedloge. Ne zaboravite da vaš virtualni asistent ima iskustva i da svojim znanjima i vještinama također doprinosu razvoju vašeg poslovanja.